Resümee:
Der Studierendenrat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sucht eine*n Kooperationspartner*in für die Ausrichtung seiner traditionellen Erstsemesterparty im Oktober 2024 und 2025. Dafür soll von den Bewerber*innen ein Konzept zur zielgruppengerechten Durchführung, Organisation, Marketingmaßnahmen und Finanzierung ebendieser entwickelt und vorgestellt werden. Die Teilnehmer*innen reichen ihre Bewerbungen bis zum 30. Januar 2024 ein und stellen ihre Konzepte dem Studierendenrat im Februar 2024 persönlich vor.

Vorstellung des Studierendenrates der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Der Studierendenrat oder auch kurz StuRa ist die studentische Vertretung an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (im Folgenden MLU). Die Mitglieder dieses studentischen Gremiums werden dabei im Rahmen der Hochschulwahlen aus den Reihen der Studierendenschaft demokratisch gewählt und üben dieses Amt jeweils ein Jahr aus.

Die Hauptaufgabe des StuRas ist dabei die Vertretung der studentischen Interessen gegenüber anderen Hochschulgremien, der Universitätsverwaltung und der Öffentlichkeit. Insbesondere möchte das Gremium die allgemeinen Studienbedingungen an der Universität verbessern und den Mitgliedern der Studierendenschaft helfend zur Seite stehen. Zur Erreichung dieser Ziele erhebt der StuRa einen Geldbetrag von den Mitgliedern der Studierendenschaft, um diverse Angebote bereitzustellen. Dazu zählen Rechts-, BAföG-, Sozial- und Jobberatungen, die von den Studierenden kostenlos genutzt werden können. Außerdem fördert der StuRa mit Hilfe dieser Gelder studentische Projekte, stellt Technik bereit oder unterstützt die Antragssteller*innen mit Werbemaßnahmen über seine eigenen Sozialen Netzwerke und Distributionswege innerhalb und außerhalb der Universität.

Beschreibung der Veranstaltung

Die „Offizielle StuRa Erstsemester Party“ ist seit vielen Jahren die größte Veranstaltung ihrer Art mit ungefähr 3.000 Gästen am Veranstaltungsabend und bei den Studierenden wohlbekannt und sehr beliebt. Mit dieser Party möchte der Studierendenrat die neuen „Erstis“ an seiner Alma Mater herzlich willkommen heißen und gibt ihnen die Möglichkeit, in ausgelassener Stimmung neue Kontakte zu knüpfen.

Traditionell findet die Veranstaltung am Donnerstag nach der Einführungswoche der MLU statt. In der Regel ist dies der 2. Donnerstag im Oktober. Hintergrund dessen ist, dass auch die höheren Semester nach ebendieser Einführungswoche wieder zurück an der Universität sind und somit auch die Möglichkeit haben, an der Veranstaltung teilzunehmen und die neuen Studierenden kennenzulernen.

In den letzten Jahren, seit 2017, fand die Party durchgängig im Format einer Clubtour statt. Hier waren jeweils mindestens vier verschiedene studentisch geprägte bzw. orientierte Clubs beteiligt. Mit ihrem Ticket konnten die Studierenden an einem Abend jede Location besuchen und sich so ein optimales Bild des Nachtlebens der Stadt machen. Mithilfe der HAVAG oder privaten Unternehmen wurde hierfür außerdem ein Bus-Shuttle organisiert, welches die ganze Nacht die feiernden Studierenden zwischen den einzelnen Clubs kostenfrei transportierte. Der StuRa begrüßt das Format der Clubtour als bewährtes Konzept, ist aber gleichzeitig offen und interessiert an neuen und anderweitigen Ideen und Ansätzen.

Musikalisch war die Party bislang relativ breit aufgestellt, um die verschiedensten Geschmäcker der Studierenden abdecken zu können. Im Rahmen der Clubtour wurde hier besonders darauf gesetzt, dass die beteiligten Clubs ihr musikalisches Profil optimal darstellen, sodass vor allem Erstsemester deren Charakteristik unmittelbar kennenlernen. Als besonderes musikalisches Highlight konnten wir den Gästen der „Offiziellen StuRa Erstsemester Party“ häufig den Auftritt einer Live-Band bieten.

Zusätzlich zur Absicherung der Veranstaltung durch Securitypersonal erwartet der Studierendenrat die Vorstellung und Umsetzung eines angemessenen Awareness-Konzeptes von den Veranstaltenden, welches der Gästezahl gerecht wird. Die Anwesenheit und deutliche Sichtbarkeit mehrerer geschulter Awareness-Personen (im Falle einer Clubtour mindestens zwei Personen in jeder Location sowie im Shuttle-Bus) sowie exklusive Rückzugsräumlichkeiten sind dafür unabdingbar. In den vergangenen Jahren konnte der Studierendenrat seine Expertise auf diesem wichtigen Feld ausbauen und steht den Veranstaltenden jederzeit beratend und unterstützend zur Seite.

Das Event soll in erster Linie die Studierenden der MLU ansprechen. Mit ca. 20.000 immatrikulierten Studierenden und insbesondere 4.500 Erstsemester-Studierenden offenbart sich den Veranstaltenden eine relativ große Zielgruppe, die es mit verschiedensten Werbemaßnahmen zu erreichen gilt.

Anforderungen an die Bewerber*innen

Wie bereits erwähnt, sucht der Studierendenrat der MLU eine*n Kooperationspartner*in für seine Erstsemester Party. Dazu sollen die Bewerber*innen ein Konzept zur Durchführung und Organisation der Veranstaltung entwickeln und vorstellen. Insbesondere sollen von den zukünftigen Kooperationspartner*innen folgende Leistungen übernommen werden und somit auch in ihrem*seinem Konzept bedacht werden:

  • Allgemeine Durchführung der Veranstaltung am Veranstaltungsabend
  • Organisation der Veranstaltung:
    • Anmietung eines oder mehrerer Veranstaltungsorte in denen Durchlaufzahlen von insgesamt ca. 3.000 Personen oder mehr am Veranstaltungsabend möglich sind
    • Booking von Bands und DJs in Absprache mit den Verantwortlichen des Studierendenrates (Veranstaltungsreferat, Referat für Öffentlichkeitsarbeit); Planung eines musikalischen Konzepts
    • Versicherung der Veranstaltung
    • Auf- und Abbau der vor Ort nötigen technischen Anlagen sowie ggf. deren Anmietung
    • Dekoration des Veranstaltungsortes in Absprache mit dem Studierendenrat
    • Bereitstellung von Security-Personal; Sicherheitskonzept
    • angemessenes Awareness-Konzept für +3.000 Besucher*innen
    • Organisation aller nötigen behördlichen Genehmigungen
    • Gastronomie
    • kostenlose Menstruationsprodukte auf allen Toiletten
    • Anstellung von Personal für Abendkasse, Gastronomie und Garderobe und Awareness (möglichst flexibel z.B. auch über Aufwandsentschädigungen)
    • Im Falle der Clubtour: Busshuttle
  • Marketing
    • Bereitstellung von Layouts für verschiedene Medienprodukte
    • Druck und Distribution von Printwerbemitteln
    • Vorschläge zur Präsentation des Studierendenrates auf der Veranstaltung
    • Akquise von Sponsor*innen
  • Konzept zum barrierefreien Zugang zur Veranstaltung
  • Finanzplanung der Veranstaltung inkl. Preisgestaltung der Tickets

Wie alle Veranstaltungen des Studierendenrates muss auch diese unter Berücksichtigung der festgelegten Ausschlussklausel durchgeführt werden:

„Die Veranstaltenden behalten sich vor, von ihrem Hausrecht Gebrauch zu machen und Personen, die der faschistischen Szene zuzuordnen sind oder durch rassistische, nationalistische, antisemitische, islamophobe, sexistische, queerfeindliche oder sonstige menschenverachtende Äußerungen und Symboliken in Erscheinung treten, den Zutritt zur Veranstaltung zu verwehren oder von dieser auszuschließen.“

Leistungen durch den Studierendenrat

Als Kooperationspartner möchte der Studierendenrat die Veranstaltenden nach seinen Möglichkeiten bestmöglich unterstützen, um eine erfolgreiche Durchführung der Party zu gewährleisten. Dazu gehören:

  • Akquise studierendennaher Sponsoren (z.B. Studentenwerk)
  • Teil-Distribution von Printwerbung innerhalb der Universität und an den Instituten
  • Bereitstellung von Printwerbeflächen in den Instituten der MLU sowie der Straßenbahnen der HAVAG
  • Absprachen mit dem Studentenwerk zur Beflyerung der Mensen der MLU (sofern erlaubt)
  • Promotion der Veranstaltungen über unsere Social Media Kanäle (Facebook und Instagram)
  • Durchführung des Kartenvorverkaufs in unseren eigenen Räumlichkeiten/Innenhof
  • Aktivierung der Erstsemester während unserer Einführungsveranstaltungen im Rahmen der Einführungswoche der MLU
  • Unterstützung des Security-Personals bei der Durchsetzung der Ausschlussklausel für Veranstaltungen des Studierendenrates und vorab Beratung in Awareness-Fragen
  • Präsenz von Mitgliedern des Studierendenrates auf der Veranstaltung zur Durchführung von geplanten Aktionen seitens des*der Kooperationspartner*in in Absprache mit dem Studierendenrat
  • finanzielle Bezuschussung von 3.000€

Um die Wirtschaftlichkeit der Veranstaltung für den*die Kooperationspartner*in zu gewährleisten, überlässt der Studierendenrat diesem*dieser die kompletten Erlöse aus Ticket-Vorverkauf, Abendkasse, Gastronomie und Sponsorenverträgen.

Fristen und Kontakt:

Falls Ihr Interesse geweckt wurde, schicken Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Konzept und Finanzplanung bis zum 30. Januar 2024 an veranstaltungsref@stura.uni-halle.de sowie oeffentlichkeitsarbeit@stura.uni-halle.de oder schriftlich an Studierendenrat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, z.H. Herr Ende oder Frau Zeidan, Universitätsplatz 7, 06099 Halle (Saale). Selbstverständlich stehen Ihnen Herr Ende und Frau Zeidan bei Fragen zur Verfügung (Telefonnummer: 0162 88 77 466 oder 0345/55-21565).

Nach einer Sichtung der Angebote werden Sie gegebenenfalls zu einer Sitzung des Studierendenrates im Februar 2024 eingeladen, um Ihr Konzept dem Gremium vorzustellen.

Wir freuen uns auf Ihre Konzepte und Bewerbungen.