Ausschreibung: Durchführung der „Offiziellen StuRa Erstsemesterparty“ 2017 und 2018

Resümee:

Der Studierendenrat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sucht eine*n Kooperationspartner*in für die Ausrichtung seiner traditionellen Erstsemesterparty im Oktober 2017 und 2018. Dafür soll von den Bewerber*innen ein Konzept zur zielgruppengerechten Durchführung, Organisation, Marketingmaßnahmen und Finanzierung ebendieser entwickelt und vorgestellt werden. Die Teilnehmer*innen reichen ihre Bewerbungen bis zum 07. März 2017 ein und stellen diese dem Studierendenrat voraussichtlich am 20. März 2017 persönlich vor.

Vorstellung des Studierendenrates der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Der Studierendenrat oder auch kurz StuRa ist die studentische Vertretung an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg (im Folgenden MLU). Die Mitglieder dieses studentischen Gremiums werden dabei im Rahmen der Hochschulwahlen aus den Reihen der Studierendenschaft demokratisch gewählt und üben dieses Amt jeweils ein Jahr aus.

Die Hauptaufgabe des StuRas ist dabei die Vertretung der studentischen Interessen gegenüber anderen Hochschulgremien, der Universitätsverwaltung und der Öffentlichkeit. Insbesondere möchte das Gremium die allgemeinen Studienbedingungen an der Universität verbessern und den Mitgliedern der Studierendenschaft helfend zur Seite stehen. Zur Erreichung dieser Ziele erhebt der StuRa einen Geldbetrag von den Mitgliedern der Studierendenschaft, um diverse Angebote für diese bereitzustellen. Dazu zählen Rechts-, BAföG-, Sozial- und Jobberatungen, die von den Studierenden kostenlos genutzt werden können. Außerdem fördert der StuRa mit Hilfe dieser Gelder studentische Projekte, stellt Technik bereit oder unterstützt die Antragssteller*innen mit Werbemaßnahmen über seinen eigenen Facebook-Kanal.

Beschreibung der Veranstaltung

Die „Offizielle StuRa Erstsemester Party“ ist seit vielen Jahren die größte Veranstaltung ihrer Art mit ungefähr 2.000 Gästen am Veranstaltungsabend und bei den Studierenden wohlbekannt und sehr beliebt. Mit dieser Party möchte der Studierendenrat die neuen „Erstis“ an seiner Alma Mater herzlich willkommen heißen und gibt ihnen die Möglichkeit, in ausgelassener Stimmung neue Kontakte zu knüpfen.

Traditionell findet die Veranstaltung am Donnerstag nach der Einführungswoche der MLU statt. Hintergrund dessen ist, dass auch die höheren Semester nach ebendieser Einführungswoche wieder zurück an der Universität sind und somit auch die Möglichkeit haben an der Veranstaltung teilzunehmen und diese kennenzulernen.

Musikalisch war die Party bislang relativ breit aufgestellt, um die verschiedensten Geschmäcker der Studierenden abdecken zu können. Dabei wurde vor allem Musik aus den Charts und allgemein taugliche Mainstream-Musik gespielt. Darüber hinaus haben wir unseren Gästen auf einem separaten Floor elektronische Musik anbieten können. Als besonderes musikalisches Highlight konnten wir den Gästen der „Offiziellen StuRa Erstsemester Party“ den Auftritt einer Live-Band bieten.

Das Event soll in erster Linie die Studierenden der MLU ansprechen. Mit ca. 20.000 immatrikulierten Studierenden und insbesondere 4.500 Erstsemester-Studierenden offenbart sich dem/der Veranstalter*in eine relativ große Zielgruppe, die es mit verschiedensten Werbemaßnahmen zu erreichen gilt.

Anforderungen an die Bewerber*innen

Wie bereits erwähnt, sucht der Studierendenrat der MLU eine*n Kooperationspartner*in für seine Erstsemester Party. Dazu sollen die Bewerber*innen ein Konzept zur Durchführung und Organisation der Veranstaltung entwickeln und vorstellen. Insbesondere sollen von den zukünftigen Kooperationspartner*innen folgende Leistungen übernommen werden und somit auch in ihrem/seinem Konzept bedacht werden:

  • Allgemeine Durchführung der Veranstaltung am Veranstaltungsabend
  • Organisation der Veranstaltung:
    • Booking eines Veranstaltungsortes in dem Durchlaufzahlen von ca. 2.000 Personen am Veranstaltungsabend möglich sind
    • Booking von Bands und DJs in Absprache mit den Verantwortlichen des Studierendenrates; Planung eines musikalischen Konzepts
    • Versicherung der Veranstaltung
    • Endreinigung des Veranstaltungsortes
    • Auf- und Abbau der vor Ort nötigen technischen Anlagen sowie ggf. deren Anmietung
    • Dekoration des Veranstaltungsortes in Absprache mit dem Studierendenrat
    • Bereitstellung von Security-Personal
    • Organisation aller nötigen behördlichen Genehmigungen
    • Gastronomie
    • Anstellung von Personal für Abendkasse, Gastronomie und Garderobe
  • Marketing
    • Bereitstellung von Layouts für verschiedene Medienprodukte
    • Druck und Distribution von Printwerbemitteln
    • Vorschläge zur Präsentation des Studierendenrates auf der Veranstaltung
    • Akquise von Sponsorpartnern
  • Konzept zum barrierefreien Zugang zur Veranstaltung
  • Finanzplanung der Veranstaltung inkl. Preisgestaltung der Tickets

Wie alle Veranstaltungen des Studierendenrates muss auch diese unter Berücksichtigung der festgelegten Ausschlussklausel durchgeführt werden:

„Die Veranstaltenden behalten sich vor, von ihrem Hausrecht Gebrauch zu machen und Personen, die der faschistischen Szene zuzuordnen sind oder durch rassistische, nationalistische, antisemitische, islamophobe, sexistische, homophobe oder sonstige menschenverachtende Äußerungen und Symboliken in Erscheinung treten, den Zutritt zur Veranstaltung zu verwehren oder von dieser auszuschließen.“

 

Leistungen durch den Studierendenrat

Als Kooperationspartner möchte der Studierendenrat den/die Veranstalter*in nach seinen Möglichkeiten bestmöglich unterstützen, um eine erfolgreiche Durchführung der Party zu gewährleisten. Dazu gehören:

  • Akquise studierendennaher Sponsoren (z.B. Studentenwerk)
  • Teil-Distribution von Printwerbung innerhalb der Universität und an den Instituten
  • Bereitstellung von Printwerbeflächen in den Instituten der MLU sowie der Straßenbahnen der HAVAG
  • Absprachen mit dem Studentenwerk zur Beflyerung der Mensen der MLU
  • Promotion der Veranstaltungen über unsere Social Media Kanäle (z.B. Facebook: ca. 2.000 Likes)
  • Durchführung des Kartenvorverkaufs in unseren eigenen Räumlichkeiten
  • Aktivierung der Erstsemester während unserer Einführungsveranstaltungen im Rahmen der Einführungswoche der MLU
  • Unterstützung des Security-Personals bei der Durchsetzung der Ausschlussklausel für Veranstaltungen des Studierendenrates
  • Präsens von Mitgliedern des Studierendenrates auf der Veranstaltung zur Durchführung von geplanten Aktionen seitens des/der Kooperationspartner*in in Absprache mit dem Studierendenrat

Um die Wirtschaftlichkeit der Veranstaltung für den/die Kooperationspartner*in zu gewährleisten, überlässt der Studierendenrat diesem/dieser die kompletten Erlöse aus Ticket-Vorverkauf, Abendkasse, Gastronomie und Sponsorenverträgen.

Fristen und Kontakt:

Falls Ihr Interesse geweckt wurde, schicken Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Konzept und Finanzplanung bis zum 07. März 2017 an oeffentlichkeitsarbeit@stura.uni-halle.de oder schriftlich an Studierendenrat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, z.H. Herr Lohmann, Universitätsplatz 7, 06099 Halle (Saale). Selbstverständlich steht Ihnen Herr Lohmann bei Fragen zur Verfügung.

Nach einer Sichtung der Angebote werden Sie gegebenenfalls zur Sitzung des Studierendenrates am 20. März 2017 eingeladen, um Ihr Konzept dem Gremium vorzustellen.

Wir freuen uns auf Ihre Konzepte und Bewerbungen.

Hinterlasse einen Kommentar

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>